Тема:

Теги:

Юрій Кудінов

Досвід

Компанія (сфера діяльності) Роки роботи Посада яку займав (займає) блогер Сфера діяльності спеціаліста (характер функціональних задач) Найбільш цікаві практичні задачі які вирішує (або вирішував) блогер
1 Політична партія 2010-2014 Голова партійного осередку - Управління осередком
- Розвиток політичної сили
- Організація політичних заходів
- Голова виборчої дільниці
- Проведення навчання для школярів
- Організація благочинних заходів
Робота в тезисах:
- … потрібно через 2 години 50 людей зібрати на площі …
- … але ви ж партія, ви вожете це вирішити …
- … необхідно щось організувати, але таке щоб ух! ....
- ... маємо якось розрахуватись із людьми, ти ж керівник ...
2 Relevant Software 2014-2016 Project Manager    
3 JetRuby Agency 2016-2017 Project Manager    
4 SoftServe 2017-till present Project Manager - Управління проектами
- Фінансові опрацювання
- Розвиток команди 
Робота в тезисах:
- … ви повинні зробити нам знижку, ми ще плануємо багато проектів зробити із вами ...
- ... так, зараз у нас фінансові труднощі, але ми віримо у наш продукт, тому давайте розділимо проплати на довший термін і продовжимо розробку ...
- ... і що з того що це баги бізнес логіки, ми не будемо за це платити ...
- ... нам казали що це можна так зробити, чому це погана ідея і ви відмовляєте нас від цього ...?
- ... давайте зробимо аналог Facebook за 3 місяці ...
- ... в мене не заплановане Demo через 4 години, \"заливайте\" вже, завтра доперевіримо ...
- ... чому ми повинні платити за тестування і виправлення багів, чи ваші розробники не компетентні? ...
- ... для чого нам менеджер на проекті, ми і самі зможемо управляти процесом ...
- ... давайте зараз знизимо rate, а коли вже запустимо продукт, новий функціонал будемо робити за вищу ціну ...
- ... коли ми співпрацювали з іншою компанією, вони робили це безкоштовно ...
- ... про які ризики ви говорите, ви можете просто розпочати розробку вже? ...
- ... яка ще передплата? ...
- ... не потрібно ніякої документації, ми ж пояснили що ми хочемо ...
- ... шановний клієнт, це Staging, а не Production і тому там можливі такі помилки ...
- ... ні, Jira це надто складно, давайте використовувати Trello ...
- ... чому ти не зробив завдання згідно специфікації? Коли тобі клієнт таке написав? ...
- ... і що з того що клієнт хоче саме так, я знаю що ось так краще ...
- ... мені не подобається цей проект, хочу інший ...
- ... для чого нам ці зустрічі, кожен і так знає що робити ... 

Освіта

ВУЗ Країна Спеціальність Назва Роки навчання Основний досвід із навчання який для себе взяла людина
Національний університет \"Львівська політехніка\" Україна Транспортні Технології: Організація і регулювання дорожнього руху 2007-2012 Хочеш щось знати - опрацюй це самостійно
- учасник КВК команди
- Голова Туристичного відділу інституту

Сфера знань

Сфера (опис) Практичні поради по життю (набір гасел блогера) для піару на сайті
- Тактична підготовка (проведення тренувань для цивільного населення)
- Тренер зі здорового харчування
- Саморозвиток (дослідження історії, ізотерика/екзотерика, фізичне виховання, психологія)
Якщо щось говорять або роблять мільйони, це не означає вірність їхнього сприйняття: \" … маєте вуха а не чуєте, маєте очі а не бачите … \".

Принципи діагностики і застосування методик управління діяльністю компанії

2017-02-27
категорія

Важливим етапом розвитку бізнесу є формування усвідомленої і навченої команди професіоналів, які вболівають за свою справу. Маючи таку команду і забезпечивши її якісним організаційним інструментарієм, ми отримуємо потужно заряджений потенціал для досягнення, практично, будь-яких поставлених цілей. Саме тому, велике значення має коректний підбір і впровадження управлінських методик, які якнайкраще підходитимуть для вирішення поставлених завдань.

Як аналогію, можна зазначити приклад військового спорядження. Існує величезна кількість варіантів спорядження, але кожен воїн підбирає собі окремі елементи із урахуванням параметрів свого тіла, специфікою поставленого завдання, а також погодними умовами на час виконання місії. Фактично, не можливо вивести уніфікований стандарт спорядження і вказати, що це найкращий вид із усіх можливих. Оскільки, те що підходить для тропіків, не може бути застосовано в холодних кліматичних умовах. Єдине на що можна вказувати, це якість виконуваних матеріалів, а це вже досвід. Так, можна припустити, що форма А краща за форму Б, але тоді потрібно зазначити умови в яких вона застосовується і функціональність, яку вона забезпечує. Таким чином ми бачимо, що застосування тих чи інших речей, потребує детального аналізу практичності застосування.

Першим кроком на шляху до розвитку, є усвідомлення необхідності змін і вдосконалення. Яким же чином зрозуміти коли саме потрібно щось змінювати і покращувати …? Розглянемо наступні, можливі, варіанти.

1. Збір та опрацювання відгуків/рекомендацій

Одними з найкращих ідентифікаторами якості роботи бізнесу є клієнти і працівники. Адже вони є безпосередніми учасниками і виконавцями процесу співпраці. Саме тому їхня думка є найбільш об’єктивною і сфокусованою на важливих аспектах бізнесу. Враховуючи дану інформацію, збір відгуків повинен розпочинатись саме із клієнтів і працівників.
Для даного процесу вартує підготувати список запитань (опитувальник) із метою економії часу та отримання відповідей на конкретну потенційну проблематику. Це допоможе розпочати процес опитування і розкрити мислення людини для продукування відгуків та ідей.

1.1. Клієнтські відгуки

- Прохання до клієнта поділитись його думкою при безпосередній зустрічі або за допомогою переговорних пристроїв (Skype, телефон і т.д.). Такий спосіб є найефективнішим, оскільки у вас є можливість перепитати або задати навідне запитання. Також ви зможете проаналізувати емоції з якими подається інформація. Для клієнтів, які не мають достатньо часу для розмов або існує велика розбіжність в часі, можна застосувати наступний підхід.

- Надсилання опитувальника на електронну адресу клієнта. Такий спосіб є менш ефективним, так як ви можете отримати не зовсім зрозумілі вам відповіді (культурні розбіжності, рівень грамотності, коректність поставленого запитання і т.д.). Але все таки, це залишається офіційним і найбільш розповсюдженим підходом. Тому при використанні цього варіанту, запитання повинні бути складені коректно і чітко. Їх не повинно бути надто багато (економія часу клієнта, а також психологічні аспекти щодо не бажання опрацьовувати великі масиви інформації). Звернути особливу увагу потрібно на легкість і зрозумілість заповнюваної форми опитувальника (легке орієнтування і зрозуміла логіка заповнення). Обов’язково, повинно бути місце де клієнт може зазначити його бачення, які не покриті опитувальником.

- Найкращим же варіантом отримання відгуку, є комбінація опитувальника із особистим обговоренням з клієнтом. Спершу, ви відправляєте список запитань до клієнта. Це забезпечує його достатньою кількістю часу щоб опрацювати і обдумати надані запитання. Після того, коли клієнт відправив вам його відповіді, ви опрацьовуєте їх і призначаєте зустріч із клієнтом для обговорення отриманої інформації. В такому випадку у вас є можливість перепитати не зрозумілі моменти, а також пояснити клієнту ваше бачення щодо певних клієнтських відповідей (пояснення повинно бути зваженим і ввічливим).

Вартує отримати дозвіл у клієнта на розміщення його відгуку (позитивного) у вас на сайті. Такий хід допоможе збільшити рівень вашої професійності в очах потенційних клієнтів чи нових працівників.

Слід зазначити, що клієнти не завжди готові ділитись своїми враженнями щодо співпраці. В силу певних обставин (виховання, характер, стиль ведення бізнесу і т.д.) клієнт може уникати або не цілком відкрито надавати свої відгуки. Саме тому, найкращим показником задоволеності клієнта є його рекомендації.

1.2. Рекомендація клієнтів

- Позитивні рекомендації які дають ваші клієнти своїм партнерам, знайомим чи назагал при спілкуванні в певних ділових колах, є показником якості вашої роботи, а отже успішності бізнесу. Важливо вміти розумно оперувати отриманими рекомендаціями. Адже замовник, який надав відгук про вас, своїм словом підтверджує і якби гарантує вашу кваліфікованість і професійну грамотність. Отже, отримавши рекомендацію, ви берете на себе відповідальність за рівень надання послуг вашим бізнесом.

- Негативні рекомендації демонструють, що існують проблеми у співпраці. Такі відгуки, зазвичай, надаються коли партнерські відносини доходять до критичного негативного рівня. Тому надзвичайно важливо моніторити стан ваших відносин з клієнтом і намагатись уникати/згладжувати будь-які негативні прояви. Звісно, можна зазначити, що бувають проблематичні/конфліктні клієнти. Але! Розпочавши кооперацію з будь-яким клієнтом, ви тим самим берете на себе відповідальність за якісне, професійне виконання своїх зобов’язань перед замовником. Якщо ви бачити потенційний ризик у співпраці, тоді вартує відмовитись від того партнерства. Якщо ж конфліктологія виникає під час співпраці, то це вже запитання до вашого вміння спілкуватись із даним типом замовників. Вартує наголосити, якщо ви не можете владнати напруженість, вартує встановити певні межі виконання зобов’язань, після яких ви припиняєте відносини. При тому, на момент завершення партнерства ви повинні зробити максимальні заходи, щоб клієнт був задоволений (принаймні мінімальний показник).

Зверніть увагу, що комфорт співпраці, яким ви забезпечуєте клієнта, впливає не лише на потенційні рекомендації, але й на подальші взаємовідносини із замовником. З практики можу сказати, що ввічливо (позитивно) попрощавшись із клієнтом, ви отримуєте шанс його повернення через деякий час (нові інвестиції або ж розвиток бізнесу). Бувають випадки коли у клієнта не має достатньо коштів для продовження розробки. Якщо в цей момент знизити фокус уваги до цього клієнта і переключитись на більш потенційного замовника, ви тим самим проявите свою не професійність і втратите можливість нових надходжень.

1.3. Відгуки працівників.

- Безпосередня зустріч із кожним працівником окремо. Такі зустрічі повинні бути невимушеними і дружелюбними. Тим самим, ви даєте людині відчуття комфорту, що у свою чергу, допоможе опитуваному розслабитись, а отже продуктивно провести зустріч. Впродовж таких зібрань важливо вміти задавати навідні запитання, так як не кожна людина здатна конструктивно надавати відповіді. Більше того, багато хто має підозри або страх щодо цілей даної бесіди (можливо ви надумаєте звільнити людину після того як вона відповість на ваші запитання). Ось чому важливим є систематичне проведення даного виду зустрічей, адже тоді у людей з’являється довіра і звичка щодо цього.

- Анонімне опитування працівників. Даний вид зібрання інформації є досить ефективним, позаяк надає опитуваним відчуття збереженості, а отже можливість максимально правдиво відповісти на запитання. Найкращим є використання електронних анонімних опитувальників. Оскільки, друкований текст читається легко, аніж написаний від руки. Також спрощується процес обробки отриманої інформації. В цілях анонімності можна використовувати скриньки, куди працівники можуть вкинути листок із своїми баченнями або побажаннями. Практика показує, що даний спосіб працює ефективно у великих компаніях. Адже в межах малої компанії, не буде особливо важко взнати хто саме пише відгуки.

- Дієвим, на практиці, продемонстрував себе підхід збору відгуків під час проведення різних заходів. Коли люди перебувають у не вимушеному середовищі, тобто максимально розслаблені, вони є більш відкритими до спілкування. Ось чому, при проведенні будь-яких позитивно облаштованих  заходів, вартує делікатно запитувати працівників їхньої думки щодо цікавих вам речей. Користуючись даним підходом, ви не створюєте стресової ситуації для співробітників і тим самим, отримуєте максимально правдиві відповіді.

- Проведення Retrospective зустрічей у визначені проміжки часу. Даний варіант має на увазі зібрання (нотування) усіх інцидентів впродовж певного періоду часу. Коли настає визначений час, всі зібрані записи опрацьовуються колективно (команда, всі працівники і т.д.). На таких зустрічах обговорюється, що саме виникло, чому трапилось, які висновки зроблено і як уникнути в майбутньому такого інциденту. Важливо проговорювати не лише негативні, але й, обов’язково, позитивні моменти. Таким чином ви висвітлюєте досягнення своїх працівників, а отже їхнє визнання. Зверну увагу на те, що на таких зібраннях важливим є можливість надання слова кожному учаснику. Саме тому повинен бути призначений модератор, який і слідкуватиме за регламентом і побажаннями присутніх.
На основі таких зустрічей формується список слабких і сильних місць, що забезпечує управління компанією чіткішим баченням ситуації, а отже можливість вчасно реагувати на потенційні проблеми. Саме тому, підсумком Retrospective є створення (опис) подальшого плану дій. Потрібно визначити терміни виконання, хто є відповідальним, яким чином перевірятиметься результат.

Як підсумок до цього підрозділу, зверніть увагу, що даним методом ви отримуєте відразу декілька переваг:

  • Бачення й відчуття щодо стану речей у компанії.
  • Зняття напруження у співпраці. Оскільки, всі учасники процесу мають можливість виговоритись і зрозуміти що їхня думка важлива і почута.
  • Рекомендації, які допоможуть залучити нових клієнтів і створити атмосферу довіри при налагодженні співпраці.

Слід звернути увагу, що важливо не лише отримувати відгук, але й запитувати думку людей щодо вирішення певних питань. Спілкуючись із людьми, ви створюєте довірливі відносини, що забезпечать вас підтримкою впродовж усього шляху співпраці.

2. Моніторинг за допомогою

Для ефективнішого управління і завчасного передбачення потенційних ризиків, хорошим інструментом є застосування Key Performance Indicators (KPI). Використання даного методу дозволяє встановити конкретні показники (віхи), які повинні бути досягненими або дотриманими впродовж визначеного періоду. Фактично, КРІ є лінійкою для виміру в руках управлінця. Маючи такий список індикаторів, можна ефективніше впливати на процеси або вносити корективи, коли в певних показниках проглядається розрив. Тобто головною функцією даної метрики є аналіз результатів виконуваної діяльності. Саме тому, при складанні даної системи оцінювання потрібно уважно і конкретизовано вказувати вимірювальні параметри.

Надзвичайно важливими етапами на шляху впровадження KPI є:

  • Налаштування якісних операційних процесів.
  • Наведення порядку з документацією.
  • Навчання персоналу й роз’яснення логіки і правил застосування KPI.

На початку проекту або будь-якої діяльності встановлюються певні рівні показників, які повинні бути досягненими. Моніторинг може здійснюватися за допомогою спеціальних програм або ж вручну. Визначаються критичні точки показів, що дозволяє вчасно відреагувати і вплинути на процес.
Відслідковуючи ключові показники діяльності, управлінець забезпечує себе можливістю грамотної організації й управління процесом. Аналогією є прибори в кабіні пілота. Коли пілот дивиться на прибори і бачить, що в певному показі є збій, пілот знає, що саме потрібно виправити щоб врегулювати покази. Якщо ж його дії не призводять до бажаного результату, тоді пілот звертається до бортінженера, якщо ж і після цього проблема не є усунена, відправляється запит диспетчерам на землю для спільного вирішення проблеми.

Дану аналогію можна спроектувати на конкретний приклад. У нас є проект (літак з пасажирами) і є менеджер (пілот). Коли менеджер, під час перевірки показників продуктивності роботи (прибори), зауважує що до deadline залишається два тижні, а кількість поставлених завдань, згідно оцінки, не може бути виконана в термін. Менеджер звертається до Tech Lead (бортінженер) із проханням виправити ситуацію. Якщо ж ситуація не змінюється або не може бути виправлена, відбувається процес ескалації проблеми до вищого керівництва компанією (диспетчери).

Роблячи висновок, можна сказати, що даний вид моніторингу є надзвичайно ефективним, хоча б із сторони привентивності.

Переваги:

  • Визначеність.
  • Вмотивованість.
  • Можливість прогнозування.
  • Аналітичне відображення статусу.
  • Здатність завчасного/своєчасного реагування.


Недоліки:

  • Потрібно володіти достатніми аналітичними знаннями для ефективного реагування.

Як показує практика, працівники можуть ставати заручниками показників. При чітко визначених параметрах є бачення куди потрібно рухатись, а отже досягнення встановленого рівня індикатора і є ціллю. З однієї сторони це мотивує людину, але існує й інша, психологічно-бюрократична сторона.
На психологічній частині вступає в дію азарт. Чим більше показників, тим більшим є азарт. Це свого роду, колекціонування досягнень. Саме тому, впадаючи в таку залежність, працівники можуть нехтувати важливими речами, які не вказані в KPI. Тобто, “… бачу ціль, не бачу перешкод …”. Тоді вступає в дію введення правил, обмежень, роз’яснення, які плавно переходять в бюрократичну рутину.

Приклад: викликає директор до себе працівника й пояснює йому, що колектив скаржиться на агресивність цього працівника. На що він відповідає, що встановлені показники досягнуто, а затвердженні правила дотримано. Які до нього ще можуть бути запитання, він виконує свою роботу, і що найочевидніше, він не робот.

Даний приклад ілюструє важливість встановлення розумної кількості параметрів згідно доцільності їх використання. Адже KPI є хорошою можливістю об’єктивної оцінки діяльності.

3. Залучення зовнішніх експертів

За відсутності досвіду або часу, можна найняти зовнішніх експертів (може бути частиною консалтингу) котрі проведуть аналіз діяльності бізнесу. На основі отриманих результатів, експерти складуть звіт із зазначенням слабких й сильних місць. Після цього настає фаза опрацювання наданої інформації із метою подальшого вдосконалення (внутрішній або зовнішній консалтинг).

Недоліки ті ж самі, що й при залученні зовнішніх консультантів:

  • Ризик витоку інформації.
  • Висока вартість послуг.
  • Відсутність розвитку власної експертизи.

Переваги:

  • Швидкість й достовірність отримання інформації.

Відсутність відриву працівників від поточних обов’язків.

Провівши ряд заходів для відслідковування існуючих проблем, наступає час вибору й впровадження найбільш прийнятних методик підсилення бізнесу. Потрібно чітко усвідомлювати, що коли хтось наголошує на ефективності тієї чи іншої методики,  важливо застосувати аналітичне мислення. Адже, те що підходить одному типу проектів, може не підходити іншому (приклад із спорядженням вище). Тому перед впровадженням потрібно добре все зважити і оцінити ризики. Наступний приклад може проілюструвати ціну хибного або ж необдуманого вибору.

Компанія А, відвідавши декілька конференцій, тренінгів й продивившись цикл відео з інтернету, доходить висновку, що їм потрібно використовувати Scrum. Вибір був зроблений зсилаючись на позитивні відгуки й ідеалістичні твердження послідовників використання цієї методи. А так як компанія маленька і не володіє великими фінансовими надходженнями, увесь тягар впровадження даного підходу покладається на менеджерів. Менеджери ж, у свою чергу, відповідно до отриманої інформації роблять усе згідно чітких рекомендацій. Управління компанію, зі своєї сторони, очікує швидких і якісних результатів, адже вони вклали (на їх думку) велику кількість грошей в навчання (конференції і тренінги). Ситуація ускладнюється ще й тим, що клієнт стартапер і переживає за кожен витрачений доллар (Fixed Cost). Також, вартує наголосити, що команда не зовсім розуміє для чого їм потрібен Scrum, якщо вони й до того добре справлялись. Але керівництво аргументує це тим, що так буде краще, зсилаючись на отриману до того інформацію.

Настає звітний період коли менеджер проводить обрахунки. Раптом, виявляється що перевищено оцінювану вартість робіт. Хоча розробники рухались за графіком і явних проблем не було. Провівши ряд калькуляцій, причину знайдено – Meetings! Додатковими витратами були Daily Stand-ups and Planning meetings (один раз на тиждень). Невеличка задача для ілюстрації, наведена нище (цифри є придуманими).

Ввідна інформація:
- 5 членів команди (чк.).
- Середній rate = $10.
- Тривалість розробки проекту: 4 тижні = 20 робочих днів (рд.).
- Тривалість Daily Stand-up: 15 хвилин.
- Тривалість Planning Meeting: 2 години.

Обрахунок:
- Daily Stand-up:
5 чк. х 15 хв. = 1,25 год.
1,25 год. х 20 рд. = 25 год.
- Planning Meeting:
5 чк. х 2 год. = 10 год.
10 год. х 4 дні = 40 год.

Підсумовуємо:
25 год. + 40 год. = 65 год.
65 год. х $10 = $650

Провівши Retrospective Meeting, було зроблено висновок, що компанія недоотримала $650 і що Scrum погано підходив даному проекту. Оскільки, команда вже була спрацьована, а завдання були чітко сформульовані (сідай і роби).

Висновок: на підтримання рекомендацій методики було витрачено $650. Так, можна сказати, що потрібно було цей час закласти в ризики, що на Planning можна було лише Tech Lead-а залучати з команди, що це не є дуже великі кошти і так далі … Але це реальність, яка демонструє факти помилок вибору. В даному прикладі показано, що при виборі підходу, потрібно особливу увагу звертати на всі сторони проекту, до якого застосовуватиметься підхід.

Зазначений вище приклад було наведено з ціллю продемонструвати важливість максимальної уважності й аналітичного мислення при втіленні і виконанні нововведень. Адже сфокусувавшись на загальному результаті, ми інколи забуваємо про менш дрібніші речі, які можуть суттєво вплинути на досягнення поставлених цілей.

Важливо розуміти, що методика – це конкретний набір функцій, який допомагає нам у забезпеченні потреб. І саме тому, головними є усвідомленість й проникність управлінця щодо керованого ним процесу. Так як досвід і креативне мислення допоможуть у формуванні ефективного середовища для втілення поставлених цілей.

Контакти

Copyright © 2013 - 2019